Menschen sind alles andere als perfekt — trotz der Fülle an Trackern, Planern, Smartwatches und Kalendern geraten wichtige Termine manchmal in Vergessenheit. Vielleicht haben Sie das selbst schon bei Ihren Kunden, Schülern oder Besuchern erlebt und sich gefragt, ob es eine Möglichkeit gibt, den Ärger zu vermeiden, den Nichterscheinen oft verursacht.
Sie können die menschliche Unvollkommenheit Ihres Publikums zwar nicht ändern, aber Sie können durchaus den Umgang mit Terminen und Fristen ändern, um sicherzustellen, dass kein Raum für Fehler, Versehen oder Missverständnisse bleibt. Lernen Sie WhatsApp-Reminders kennen — eine elegante Möglichkeit, bei Ihren Kunden im Gedächtnis zu bleiben und deren Erfahrung mit Ihrer Marke deutlich zu verbessern.
Inhalt:
Was sind WhatsApp-Reminder?
WhatsApp-Reminder sind automatisierte Nachrichten, die Sie als Unternehmen über WhatsApp versenden können, um Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten und bei Stange zu halten, insbesondere bei wichtigen Terminen. Sie eignen sich hervorragend für Terminbestätigungen, Zahlungstermine, Bestellaktualisierungen oder sogar personalisierte Follow-ups — alles unkompliziert und ohne viel Aufwand.
Das Versenden personalisierter Erinnerungen über WhatsApp kann zu besseren Kundenbeziehungen und höherer Effizienz führen. Darüber hinaus eignet sich diese Art der Kommunikation für eine Vielzahl von Unternehmen, von E-Commerce-Shops und Online-Dienstleistern bis hin zu Bildungs- und Gesundheitseinrichtungen.
Mit den richtigen Tools wie WhatsApp-Chatbots richten Sie diese Reminder automatisch ein. Das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für zufriedene Kunden. In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, wie das geht.
Warum sollte Ihr Unternehmen WhatsApp-Reminder einrichten?
Was wie eine optionale, nette Funktion klingt, kann im Kundenservice und darüber hinaus tatsächlich einen entscheidenden Unterschied machen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, warum sich das Versenden von Reminders über WhatsApp sowohl im übertragenen als auch im wörtlichen Sinne auszahlt.
- Höhere Wahrscheinlichkeit, bemerkt zu werden. Im Gegensatz zu Erinnerungs-E-Mails, die in bis zu 80% der Fälle ungelesen bleiben, werden WhatsApp-Nachrichten fast garantiert geöffnet und berücksichtigt. Kunden sehen und beantworten eine freundliche WhatsApp-Erinnerung viel eher als eine umfangreiche, einschüchternde E-Mail, die in ihrem Posteingang vergraben ist.
- Weniger verpasste Termine und Fristen. Für Unternehmen, die auf Terminvereinbarungen basieren (Kliniken, Salons, Berater), kann eine einfache Erinnerung die Zahl der Nicht-Erscheinenden drastisch reduzieren. Im E-Commerce oder bei Abonnementdiensten reduzieren Zahlungserinnerungen über WhatsApp verspätete oder verpasste Zahlungen und verbessern so den Cashflow.
- Sofortige und direkte Kommunikation. Die meisten Menschen checken ständig ihre Messaging-Apps und erwarten Updates von Freunden oder Familie. Eine WhatsApp-Erinnerung erreicht sie in Echtzeit und genau dann, wenn sie am empfänglichsten sind. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit einer zeitnahen Reaktion — im Vergleich zu E-Mails, die stunden- oder tagelang ungelesen bleiben können.
- Das richtige Maß an Personalisierung. Mit den heutigen WhatsApp Business-Automatisierungslösungen planen Sie Reminder ohne manuellen Aufwand und können gleichzeitig Nachrichten mit Namen, Daten oder Bestelldetails personalisieren — für eine entspannte und menschliche Interaktion.
- Angemessene Kosten und einfache Einrichtung. Im Vergleich zu herkömmlichen SMS, die teuer werden können, oder Telefonanrufen, die Personalzeit in Anspruch nehmen, bieten WhatsApp-Erinnerungen eine wirklich kostengünstige, skalierbare Möglichkeit, Kunden weltweit mit minimalem Aufwand zu erreichen.
- Moderne Alternative zu persönlichen Anrufen. Über 70% aller Menschen nutzen WhatsApp bereits täglich und bevorzugen kurze, informelle Chats gegenüber Telefonaten oder E-Mails, insbesondere im Kundenservice. Solche natürlichen Erinnerungen verbessern das Kundenerlebnis und die Kundenbindung erheblich.
WhatsApp-Event-Reminder bieten zwar keine hundertprozentige Garantie für das persönliche Erscheinen Ihrer Kunden, erhöhen aber die Chancen auf eine erfolgreiche und pünktliche Teilnahme deutlich. Gleichzeitig reduzieren sie die mentale Belastung Ihrer Kunden, die sich auf Ihre Benachrichtigungen verlassen können, um Termine mit Ihnen einzuhalten.
Häufige Anwendungsfälle, Tipps und Vorlagen für WhatsApp-Reminder
Als Faustregel gilt: Wenn Ihr Angebot zeitkritisch ist, können WhatsApp-Erinnerungen hilfreich sein. Hier finden Sie eine Übersicht über die beliebtesten Anwendungsfälle für solche automatisierten Nachrichten sowie einige Templates.
Terminerinnerung
Egal wie wichtig der bevorstehende Termin ist, manchmal kommt der Alltag dazwischen, und Ihr Kunde erscheint möglicherweise zu spät oder gar nicht. Um sein Gedächtnis aufzufrischen und sicherzustellen, dass er gut vorbereitet ist, senden Sie ihm 24 Stunden vor dem Termin eine kurze Erinnerung zusammen mit einer Checkliste oder einer Wegbeschreibung zu Ihnen.
Eine aussagekräftige WhatsApp-Terminerinnerung sieht in der Regel etwa so aus.
Hallo [Name], nur eine kurze Erinnerung an Ihren Termin bei [Name des Arztes] am [Datum] um [Uhrzeit]. Wichtig: Sie benötigen einen gültigen Ausweis, um das Gebäude zu betreten. Geben Sie uns Bescheid, wenn Sie den Termin verschieben müssen. Bis bald! 😊
Hallo [Name], Ihr [Service]-Termin ist am [Datum] um [Uhrzeit] geplant. Bringen Sie unbedingt Ihre Krankenversicherungskarte und ein Paar Hausschuhe zur Untersuchung mit. Sollten Sie es nicht schaffen, schreiben Sie uns eine SMS mit dem Text „UMPLANEN“, und wir finden einen neuen Termin für Sie. Wir freuen uns darauf, Sie in [Ort] begrüßen zu dürfen.
Hallo [Name], wir erwarten Sie morgen um [Uhrzeit] zum [Gottesdienst]. Sollte das Haupttor geschlossen sein, rufen Sie bitte [Nummer] an. Unser Kollege kommt dann vorbei und lässt Sie ein. Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme, indem Sie auf diese Nachricht mit „BESTÄTIGEN“ antworten. 🤗
Indem Sie Ihren Kunden mitteilen, welche Dokumente sie möglicherweise benötigen und was sie an der Tür erwartet, verbessern Sie ihr Erlebnis noch weiter und ermöglichen ihnen, pünktlich und stressfrei zu erscheinen.
Zahlungserinnerung
Abonnementdienste, Online-Shops, Freiberufler und Versorgungsunternehmen sind alle auf planmäßige Zahlungen angewiesen. Wenn diese unregelmäßig oder gar nicht eingehen, leidet der Cashflow. Der beste Weg, überfällige Überweisungen zu vermeiden und Ihren Kunden einen reibungslosen Service zu ermöglichen, ist das Senden rechtzeitiger Erinnerungen über WhatsApp. So werden sie seltener ignoriert.
Eine effiziente Zahlungserinnerung auf WhatsApp sollte ein Fälligkeitsdatum sowie klare Zahlungsanweisungen und einen Schnelllink enthalten.
Hallo [Name], ich möchte Sie daran erinnern, dass Ihre Zahlung in Höhe von [Betrag] für [Produkt/Dienstleistung] am [Datum] fällig ist. Bitte füllen Sie sie hier aus: [Zahlungslink]. Halten Sie Ihre Versicherungsnummer bereit. Vielen Dank!
Hallo [Name], Ihre Zahlung für [Produkt/Dienstleistung] war am [Datum] fällig. Bitte leisten Sie die Zahlung so bald wie möglich, um Serviceunterbrechungen zu vermeiden: [Zahlungslink]. Benötigen Sie Hilfe? Melden Sie sich!
Hallo [Name], hier ist [Service]. Wir haben festgestellt, dass Sie möglicherweise kürzlich eine Zahlung für Ihr [Abonnement] versäumt haben. Überweisen Sie den fälligen Betrag unbedingt vor dem [Datum], um Ihren Service weiterlaufen zu lassen. Wir akzeptieren die meisten Kreditkarten und PayPal: [Zahlungslink]
Bei Zahlungserinnerungen ist es wichtig, diese kurz und prägnant zu halten, um Ihre Empfänger nicht zu überfordern. Verzichten Sie in diesem Fall auf Emojis, da diese Ihre Zahlungserinnerungen zu unseriös wirken lassen könnten.
Wiedereinbindung der Benutzer
Die meisten Apps, E-Commerce-Plattformen, Online-Schulen, virtuellen Communities und Abonnementdienste sind auf Nutzeraktivität angewiesen. Fehlt diese, kann dies ein beunruhigendes Zeichen dafür sein, dass der Nutzer das Interesse an der jeweiligen Marke verliert und diese bald verlässt. Durch das Senden strategischer WhatsApp-Erinnerungen können Sie den abwesenden Teil Ihrer Zielgruppe wieder erreichen und ruhenden Kunden helfen, den Wert Ihres Angebots neu zu entdecken.
Hier sind einige Erinnerungsvorlagen, die darauf abzielen, inaktive Kunden zurückzugewinnen.
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Wenn Sie Ihre Abonnenten an Ihren Dienst erinnern, ist es immer eine gute Idee, ihnen ein starkes Argument dafür zu liefern und die jüngsten Änderungen und die damit verbundenen Vorteile hervorzuheben.
Erinnerung an bevorstehende Buchungen
Unternehmen wie Hotels, Restaurants, Autovermietungen und Veranstaltungsorte leiden am meisten unter kurzfristigen Absagen, da es für sie schwieriger ist, einen reservierten Platz spontan weiterzugeben, insbesondere wenn sie keine Laufkundschaft akzeptieren. Für Mitarbeiter im Gastgewerbe ist WhatsApp das perfekte Medium, um ständig beschäftigte und mobile Kunden zu erreichen, ohne deren Alltag zu stören.
Beim Versenden einer Buchungserinnerung per WhatsApp ist es sinnvoll, die wichtigsten Details zum bevorstehenden Aufenthalt bzw. zur Reservierung anzugeben.
Hallo [Name], Ihre Reservierung bei [Firmenname] ist für [Datum] um [Uhrzeit] bestätigt. Wir freuen uns darauf, Sie bei uns begrüßen zu dürfen! Möchten Sie Änderungen vornehmen oder stornieren? Lassen Sie es uns hier wissen!
Hallo [Name], nur eine kurze Erinnerung zu Ihrer Buchung bei [Firmenname] am [Datum] um [Uhrzeit]. Bitte kommen Sie 10 Minuten früher, damit alles reibungslos abläuft, und halten Sie Ihren Reservierungscode bereit. Ich freue mich schon auf Sie!
Hallo [Name], Sie haben [Fahrzeugmodell] bei [Anbieter] gebucht — es erwartet Sie am [Datum/Uhrzeit] am [Standort]. Die detaillierten Abholanweisungen finden Sie in Ihrem Posteingang. Unsere Mitarbeiter sind rund um die Uhr unter [Notrufnummer] oder hier erreichbar. Gute Fahrt!
Es mag verlockend sein, Ihre Erinnerungen mit allen möglichen Details vollzustopfen, aber überladen Sie Ihre Kunden nicht mit Informationen, da sie WhatsApp speziell für kurze, informative Nachrichten mit jeweils drei bis vier Sätzen nutzen. Leiten Sie sie stattdessen auf Ihre Ressourcen weiter, falls Sie zusätzliche Anweisungen geben möchten.
Erinnerung an bevorstehende Reisen
Busunternehmen, Fluggesellschaften und Reisebüros sind gleichermaßen auf pünktliches und gut vorbereitetes Erscheinen ihrer Kunden angewiesen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Eine personalisierte WhatsApp-Erinnerungsnachricht kann hierfür sorgen.
Hallo [Name], deine Reise nach [Zielland] steht bevor! ✈️ Dein Flug nach [Zielflughafen] startet am [Datum] um [Uhrzeit]. Checke jetzt ein, um zusätzliche Gebühren zu vermeiden: [Link]. Wir wünschen dir eine angenehme Reise! 🌍
Hallo [Name], deine Reise nach [Reiseziel] steht vor der Tür! Vergiss nicht, deinen Reisepass einzupacken und die Bordkarte auszudrucken. Sei mindestens zwei Stunden vorher am Flughafen. Deine Reiseroute findest du hier: [Link]. Gute Reise!
Hallo [Name]. Ihre Fahrt mit [Anbieter] nach [Ziel] findet am [Datum] um [Uhrzeit] statt. Unsere Gepäckbeschränkungen finden Sie hier: [Link] Der Abfahrtsort wird 30 Minuten vor Abfahrt bekannt gegeben. Gute Reise! 🚌
Solche Erinnerungen können eine nette Ergänzung zu den regulären Buchungsbestätigungs-E-Mails sein, die oft übermäßige Details und Kleingedrucktes enthalten, das schwerer zu überfliegen ist.
Terminerinnerung
Schulen, Unternehmen, Personalabteilungen und Projektmanagementsysteme haben eines gemeinsam: Deadlines. Um Ihre Kunden, Schüler oder Mitarbeiter über wichtige Termine auf dem Laufenden zu halten, können Sie automatisierte WhatsApp-Erinnerungen nutzen.
Mit den folgenden WhatsApp-Templates für Ereigniserinnerungen kommunizieren Sie Dringlichkeit effizient und regen Ihr Gegenüber zum Handeln an.
Hallo [Name], nur eine kleine Info: Dein [Projekt/Aufgabe] ist am [Datum] fällig. Melde dich hier oder im Gruppenchat, falls du Hilfe benötigst. Viel Erfolg! ✅
Hallo [Name], dein einmaliger Rabatt auf [Produkt/Dienstleistung] läuft in [X] Stunden ab! Verpasse ihn nicht — sichere ihn dir jetzt: [Angebotslink]. 🎉
Hallo! Wir möchten euch nur kurz mitteilen, dass unsere [Veranstaltung] nur eine begrenzte Anzahl an Plätzen hat und fast ausverkauft ist. Wenn ihr dabei sein möchtet, sichert euch jetzt euren Platz unter [Link]. Wir sehen uns dort!
Vielleicht finden Sie in unserem Blogbeitrag zu E-Mails mit zeitlich begrenzten Angeboten zusätzliche Inspiration. Dort erfahren Sie ausführlicher, wie Sie „Dringlichkeitsauslöser“ geschickt in Ihren Text einbauen.
So richten Sie WhatsApp-Erinnerungen mit SendPulse ein
SendPulse bietet Ihnen ein intuitives Toolkit zum Erstellen eigener Chatbots für WhatsApp , Instagram, Telegram und andere Plattformen. Jeder Ihrer Bots kann KI-gestützt und auf eine bestimmte Markenpersönlichkeit zugeschnitten sein.
Mit einem WhatsApp-Chatbot können Sie Ihren Kunden zuverlässig automatisierte Erinnerungen zu Bestellungen, gebuchten Terminen, Zahlungen und mehr senden. Zunächst erstellen Sie einen Whatsapp-Chatbot und richten die grundlegenden Abläufe ein. Sie können Erinnerungen auch nur an Abonnenten senden, die dem Empfang Ihrer Nachrichten zugestimmt haben.
Um einen WhatsApp-Reminder in SendPulse einzurichten, müssen Sie im Bereich „Automatisierungen“ ein Ereignis erstellen — dies kann eine Registrierung, ein abgebrochener Warenkorb, ein Kauf oder ein benutzerdefiniertes Ereignis sein. Ihr Automatisierungsereignis sollte Variablen enthalten, die Sie später in Ihren Nachrichten zur Personalisierung verwenden, wie z. B. den Benutzernamen, das Ereignisdatum usw.
Im nächsten Schritt verknüpfen Sie einen Chatbot-Flow mit diesem Ereignis. Öffnen Sie Ihren Chatbot in SendPulse und erstellen Sie dafür einen neuen Trigger. Wählen Sie dazu das zuvor hinzugefügte A360-Ereignis aus. Beginnen Sie anschließend mit der Erstellung des zugehörigen Flows.
Bei WhatsApp-Erinnerungsnachrichten ist es sinnvoll, eine gewisse Verzögerung einzubauen, um Ihre Kunden dann zu erreichen, wenn sie die bevorstehende Verabredung höchstwahrscheinlich schon vergessen haben.
Wenn die Verzögerung mehr als 24 Stunden beträgt, sollte die nächste WhatsApp-Nachricht auf einer Vorlage basieren. In SendPulse können Sie Vorlagen einrichten und diese vorab genehmigen, um Massenkampagnen zu versenden und Ihre Chatbot-Flows schnell zu erweitern.
Besuchen Sie unbedingt unser Hilfecenter für ausführlichere Anweisungen zur Einrichtung des WhatsApp-Chatbots.
Sie können unseren Chatbot-Builder auch mit unserem kostenlosen Basis-Account testen. Als offizieller WhatsApp Business API-Anbieter bietet SendPulse günstige Tarife sowie kostenlose Aktivierung und Telefonnummern-Hosting. Alle benutzerinitiierten Sitzungen sind kostenlos, sofern Ihr Unternehmen Kunden innerhalb von 24 Stunden antwortet.
Fazit
Wenn Sie das SendPulse-Eventsystem bereits nutzen, können Sie Ihre Automatisierungen erweitern, um Ihre Zielgruppe über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Push-Benachrichtigungen, SMS und mehr zu erreichen. Dank unseres Omnichannel-Ansatzes richten Sie Ihre Kampagnen über einen einzigen Tab aus, und verwalten und verfolgen diese.
Erstellen Sie jetzt Ihr kostenloses Konto und überzeugen Sie sich selbst!
