Автоматизация бизнес-процессов: как делать правильно

Правильно настроенные бизнес-процессы — это основа работы и развития бизнеса. Но на современном конкурентном рынке уже недостаточно просто выполнять операционные задачи — нужно оптимизировать их, чтобы тратить меньше денег и сил профильных специалистов. И это возможно с помощью грамотной автоматизации бизнес-процессов.

Почему бизнес-процессы нужно автоматизировать

С активным развитием искусственного интеллекта началась новая эпоха автоматизации бизнес-процессов. Сразу после выхода революционной нейросети ChatGPT 97% предпринимателей стали считать автоматизацию рутинных и повторяющихся процессов в компании крайне важной для развития бизнеса.

Однако все не так просто, как может показаться. По разным данным, от 30% до 70% попыток автоматизации бизнес-процессов проваливается. Даже с поддержкой искусственного интеллекта. Почему так происходит и как запустить процесс автоматизации рутинных процессов в компании правильно, читайте дальше.

Автоматизация воронки продаж

Объедините в единую систему CRM, web push, чат-ботов и email рассылки, чтобы усовершенствовать этапы прохождения контактов по воронке

Что такое автоматизация бизнес-процессов простыми словами

Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий для упрощения и ускорения операционных задач внутри компании. Ее можно внедрять на всех уровнях работы компании: от автоматического отправления письма для онбординга нового специалиста до автоматизации периодического аудита всех финансовых операций.

Давайте сразу на примере — возьмем кейс компании Beecker. Большая гостиничная сеть стремится упростить онбординг новых сотрудников, максимально снизив потребность сопровождения новичков живыми HR-специалистами. Причина проста: штат в 12 000 человек, в который они ежемесячно нанимают около 200 новых работников.

До оптимизации процесс онбординга выглядел следующим образом:

• Менеджеру нужно было внести данные новичка в пять разных систем.
• Бухгалтерия требовала обязательную копию контракта с физическими подписями.
• Для подтверждения кандидата требовалось одобрение четырех руководителей разных отделов.
• Email общение с кандидатом занимало не менее 14 писем с HR-специалистом, ответственными менеджерами и руководителями отдела.В среднем полный процесс онбординга одного специалиста занимал 21 день. Чтобы упростить и ускорить его, компания автоматизировала процессы обмена цифровой документацией, создала автономный гайд для новых специалистов, наладила автоматический обмен данными в общей системе и стандартизировала процессы утверждения новых работников.Как результат: длительность онбординга новичка уменьшилась с 21 до 7 дней. Количество ошибок при оформлении снизилось с 22% до 3%, а HR-департамент повысил эффективность найма на 215%.

Есть разные типы автоматизации бизнеса, которые зависят от направленности предприятия и поставленных целей:

• Индустриальная автоматизация. Замещение рабочей силы работами на линиях производства физических товаров. Самый старый тип автоматизации, актуальный еще со времен промышленной революции.
• Автоматизация ботами (RPA). Использование программного обеспечения, которое имитирует действия реального специалиста. К примеру, это может быть бот, отслеживающий новые упоминания компании в поисковиках и социальных сетях.
• Когнитивная автоматизация. Внедрение ИИ-инструментов, работающих с натуральными языками. Например, для ответа на часто задаваемые вопросы клиентов или для автоматического сбора данных.
• Автоматизация рабочих процессов. Оптимизация организации и взаимодействия между отдельными работниками, командами и департаментами. Сюда входят управление документооборотом, инструменты постановки и контроля выполнения задач, автономные системы контроля эффективности и т.д.

80% владельцев бизнеса и менеджеров высшего звена считают, что можно автоматизировать любые бизнес-процессы и решения, в любой нише бизнеса. И самые большие надежды в этой сфере предприниматели возлагают на искусственный интеллект. 78% бизнесменов утверждают, что с помощью ИИ уже автоматизировали как минимум один бизнес-процесс в собственной компании.

Читайте также:

• «Как ИИ помогает писать тексты: автоматизация контента на примерах»;
• «Как генерировать цепочки с помощью искусственного интеллекта от OpenAI»;
• «Как создать курс с ИИ-аватаром: кейс Академии SendPulse».

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

У автоматизации бизнес-процессов есть много преимуществ, способных усилить и небольшие локальные бизнесы, и огромные международные корпорации. Рассмотрим их поподробнее.

Снижение операционных расходов

Согласно масштабной аналитике агентства McKinsey, компании, которые активно внедряют элементы автоматизации рутинных и повторяющихся задач, тратят на поддержку операционной деятельности компании на 25-30% средств меньше, чем бизнесы, не занимающиеся автоматизацией вообще.

Это возможно благодаря значительному уменьшению человеко-часов, необходимых для выполнения типовых задач, которые повторяются с высокой периодичностью.

Некоторые инструменты автоматизации бизнес-процессов уже стали обязательными для бизнеса. К примеру, для управления продажами и менеджмента клиентских данных 91% бизнесов используют CRM-системы.

Популярность инструментов на основе искусственного интеллекта значительно ускорила темпы внедрения автоматизации для внутренних операционных процессов.

К примеру, в онлайн-школе GoITeens с помощью ИИ автоматизировали процесс проверки онлайн-уроков. Небольшая команда асессоров из 16 человек проверяет качество работы 700 преподавателей: оценивает онлайн-занятия по чек-листам, общение в учебных чатах, сверяет данные в CRM и LMS и многое другое. ИИ выполняет 70% рутинной работы, а специалисты контролируют его функционал, проверяют спорные ситуации и проводят калибровку.

Уменьшение количества ошибок

Человеческий фактор отвечает более чем за 90% финансового ущерба бизнесу. Только за 2024 год ошибки сотрудников и руководителей бизнесов привели к потерям около 3,1 триллиона долларов на глобальном рынке.

Автоматизация операционных процессов помогает значительно снизить количество человеческих ошибок. Вот благодаря чему это возможно:

• Стандартизация процессов. Для внедрения автоматизации девелоперам необходимо разложить все процессы на простые действия и очень четко воспроизвести их логику. Возможные неточности или коллизии в процессах убирают уже на этом этапе.
• Очистка данных. Автоматизация требует максимально структурированных и актуальных данных, поэтому массивы информации обязательно проходят процесс очистки программно или вручную.
• Автоматизация ввода данных. Больше всего человеческих ошибок происходит именно на этапе ввода новых данных вручную. Описки, неправильные классификаторы или просто несвоевременно внесенные данные менеджерами — это результат человеческой невнимательности. Программный сбор данных позволяет полностью исключить такие ошибки из процессов подготовки и обработки данных.
• Мониторинг в реальном времени. Программное обеспечение позволяет обнаружить ошибки и неточности в бизнес-процессах в тот момент, когда они возникают. Это особенно важно в длинных цепных алгоритмах, где проблема в одном звене полностью останавливает работу всей цепи. К примеру, на производствах полного цикла.
• Усиление безопасности данных. Автоматизация бизнес-процессов уменьшает количество специалистов, у которых есть доступ к управлению данными предприятия. Это помогает снизить риски фишинга и промышленного шпионажа.

Правильно настроенная автоматизация бизнес-процессов уменьшает ошибки сотрудников практически до нуля.

Повышение производительности сотрудников

71% работников, которые работают в компании более двух лет, испытывают усталость и выгорание из-за однообразного рабочего процесса и скучных задач. Однообразие задач не позволяет чувствовать профессиональный рост, а это один из важных принципов мотивации специалистов. Если человеку скучно на рабочем месте, то даже высокая заработная плата и хорошие социальные бонусы не удержат его от увольнения. Как результат — компания теряет классного специалиста, который глубоко понимает процессы, и должна потратить много денег и времени, чтобы найти и научить нового.

Уменьшение количества скучных и повторяющихся задач помогает работникам чувствовать более высокую вовлеченность в рабочие процессы и тратить меньше сил. 89% сотрудников отмечают, что автоматизация рутинных бизнес-процессов в целом сделала их работу более интересной и помогает им меньше уставать.

Улучшение лояльности целевой аудитории и клиентов

Автоматизация уменьшает время ответа на сообщения и комментарии аудитории в соцсетях и на сайте.

18% потенциальных клиентов ждут ответа бренда в течение минуты с момента обращения даже не в рабочее время. Еще 28% ожидают реакции в течение часа даже в выходные.

Внедрение автоматизированных чат-ботов в процессы общения с аудиторией снижает среднее время ответа клиенту на 99% и успешно закрывает более 70% обращений без необходимости контакта со специалистом.

Несмотря на то, что почти половина пользователей раздражает общение с чат-ботами, они помогают бизнесу снизить расходы на клиентский отдел и одновременно обрабатывать больше заявок.

Автоматизация базового общения с помощью чат-бота SendPulse в Viber, Instagram или Telegram помогает наладить бизнесу контакт с аудиторией, ответить на вопросы и помочь оформить покупку. Также с помощью ботов можно отслеживать упоминания компании в СМИ и соцсетях, мониторить отзывы о компании, работать с возражениями и конфликтными ситуациями, что улучшает общее отношение к бренду.

Однако повысить лояльность пользователей можно не только с помощью чат-ботов. Крупные компании вводят отдельные автоматизированные возможности для клиентов. Их поддержка не требует больших дополнительных ресурсов, но аудитория их активно использует.

Банк «ПУМБ» в кооперации с «Опендатабот» внедрил целый ряд дополнительных операций, которыми могут воспользоваться клиенты банка. Например, при оплате счета предприниматель может проверить контрагента и узнать исчерпывающую информацию о нем: данные об учредителях и уполномоченных лицах, наличии налоговых долгов, судебной истории, наличии действующих санкций, запретов тендерной деятельности и т.д. Возможность такой проверки значительно повышает доверие клиентов к другим услугам банка.

Создание фундамента для масштабирования

Правильно настроенный алгоритм автоматизации может успешно обрабатывать как 10, так и 1000 однотипных процессов.

Это максимально важно для стартапов, которые начинают активно расти на рынке. 74% случаев провала бизнесов в стадии масштабирования приходится именно на ошибки в операционных процессах, которые с развитием стартапа только умножаются. Рост становится нестабильным и часто неконтролируемым, что запускает цепную реакцию.

Именно поэтому автоматизация рутинных процессов в стартапе позволяет команде сосредоточиться на стратегических целях и не переключаться на операционную работу в тот период, когда масштабы работы кратно увеличиваются. Особенно это касается диджитал-проектов, где масштабирование происходит исключительно за счет программных средств и не требует значительных инвестиций в физическое оборудование.

Ускорение процессов принятия решений на основе данных

Автоматический анализ данных позволяет в разы ускорить процессы принятия решений. Это особенно важно в областях, где даже минимальная задержка имеет значение.

Внедрение элементов искусственного интеллекта и автоматизации в работу специалистов клинической реанимации повысило точность диагностирования пациентов до 98%. Для сравнения: точность предварительного диагностирования врачом составляет около 78%.

Более того, автоматический мониторинг жизненных показателей на 20-40% лучше выявлял ранние симптомы критических состояний пациентов вроде сепсиса или сердечной недостаточности. А скорость реагирования на резкие изменения в состоянии пациента снизилась с 2-4 часов до 1-2 минут, что уменьшило общую смертность тяжелобольных на 15%.

В бизнесе скорость принятия решений тоже важна. 44% предпринимателей стремятся сделать собственные бизнес решения более качественными и точными, а 39% хотят принимать их быстрее. И это отражается в стратегиях развития крупных компаний. Согласно аналитике Gartner, к 2026 году более 65% B2B-компаний внедрят автоматизацию для принятия бизнес-решений.

Читайте также:

• «Обратная связь: гайд для бизнеса»;
• «Франшиза: что это и стоит ли этим заниматься»;
• «ТОП украинских хостинг-провайдеров»;
• «Customer journey map: взгляд на продукт со стороны целевой аудитории».

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать

Автоматизация процессов в основном зависит от направленности бизнеса и уже используемых инструментов. Однако есть сферы, которые одинаково успешно можно упростить с помощью софта.

Бухгалтерский учет

Работа с документами требует большого количества типичных повторяющихся и четко стандартизированных действий. Они предопределены налоговым законодательством, правилами банковских операций и документооборота.

Сервисы автоматизации помогают упростить процессы денежных транзакций, периодических выплат, подсчета и аудита финансовых данных, создания налоговых отчетов, генерации накладных и т.п.

С помощью программных инструментов компания может значительно повысить эффективность бухгалтерии, уменьшить количество ошибок и одновременно работать в полном соответствии с налоговым законодательством.

Генерация инвойсов и осуществление платежей

Особенно актуально для продуктовых компаний с большим количеством поставщиков. С помощью автоматизированных решений менеджер может быстро получить всю необходимую платежную информацию и заполнить счет-фактуру или накладную.

Сейчас даже можно осуществить интеграцию программного обеспечения бизнеса с сервисами онлайн-оборота документов. Например, по одному нажатию клавиши сгенерировать инвойс, направить его в систему электронного документооборота и сразу отдать на подпись нужному контрагенту. Или также легко согласовать инвойс партнера и сразу направить его на оплату.

Онбординг работников и передача дел

У компаний национального и международного уровня с тысячами сотрудников большое количество времени HR-департамента уходит на онбординг новых специалистов на передачу дел после увольнения работника. Однако подавляющее большинство этих задач можно автоматизировать.

К примеру, работу с данными сотрудников, создание автоматических поздравительных email цепочек, учебных процессов и единых должностных инструкций. Современные автоматизированные ERP системы достаточно защищены, чтобы работать и с чувствительными данными.

Однако даже компании с небольшим количеством сотрудников и низкой текучестью кадров могут упростить процессы онбординга и обучения персонала.

Обработка и исполнение заказов

Внесение и отслеживание заказов — базовый функционал CRM-систем, который активно используют бизнесы независимо от направленности и размера.

Складским работникам остается только упаковать заказ и правильно его маркировать. Это почти до нуля уменьшает вероятность ошибок даже на больших складах, где ежедневно отгружаются сотни заказов.

Поддержка клиентов

Чат-боты – отличный способ частично автоматизировать общение с клиентами. Новейшие системы на основе искусственного интеллекта способны отвечать на вопросы целевой аудитории, предоставлять необходимую информацию о товарах и услугах, консультировать клиентов и даже формировать счета для оплаты. При необходимости менеджер может перехватить общение — и человек даже не заметит этого.

В общей сложности чат-боты способны вести до 80% рутинной коммуникации с целевой аудиторией. Как результат, специалист занимается только комплексными задачами, не тратя время и силы на повторение одних и тех же действий. Компания же в таком случае экономит до 30% средств, инвестируемых в клиентский сервис.

В то же время внедрить чат-боты в бизнес можно без проблем, даже если вы ничего о них не знаете. С помощью инструментов SendPulse можно за несколько часов настроить полноценную цепочку чат-бота в Telegram, Instagram, Facebook и Viber. Вы можете прописать все реплики самостоятельно или подключить искусственный интеллект на основе ChatGPT.

Складской учет

Работа современного склада невозможна без программного обеспечения, автоматизирующего учет товаров. С помощью правильно настроенного складского софта предприниматель решает сразу ряд важных моментов:

• Нет потерянных товаров, поэтому инвентаризацию нужно проводить гораздо реже.
• Движение продуктов сразу видно онлайн, поэтому при необходимости можно заранее пополнить запасы определенных товаров, когда они иссякают.
• Работники состава тратят гораздо меньше времени и сил на комплектацию заказов, потому что находить конкретные артикулы становится проще.
• Количество ошибок из-за невнимательности работников уменьшается почти до нуля, ведь все движения товаров регистрируются в системе.

Крупные продуктовые компании и маркетплейс стремятся разрабатывать свое программное обеспечение, что на 100% соответствует их процессу работы. Небольшие компании пользуются решениями, которые уже работают на рынке. Вот несколько популярных в Украине: BAS «Розничная торговля», SkyService POS, Poster POS, CleverBox, CHAMELEON POS.

Контроль эффективности сотрудников

В первую очередь это касается отслеживания рабочей нагрузки и выполненных задач. Современные методологии рабочих процессов типа Agile, Scrum или Kanban невозможны без автоматизации и программного обеспечения. Даже в команде из пяти специалистов отслеживать все метрики вручную не получится, а в отделе на 50 сотрудников — тем более.

Помимо тимлидов и руководителей департаментов, инструменты контроля эффективности будут полезны HR-отделу. С помощью сервисов они смогут понимать динамику развития каждого отдельного специалиста, уровень достижения личных целей и вовлеченность в рабочие процессы. Это помогает вовремя понять, когда специалист перерастает собственную позицию и стремится к повышению или показывает первые признаки выгорания и хочет отдохнуть.

Как автоматизировать бизнес-процессы: пошаговый алгоритм

Теперь подробнее расскажем, как автоматизировать бизнес-процессы. Это комплексная задача, требующая огромного количества подготовительной работы. Но ее алгоритм примерно одинаковый для разных бизнесов и после минимальной адаптации подойдет любому предприятию. Читайте и пользуйтесь.

Определите функциональные направления

Автоматизация не заменяет реальных сотрудников, а делает их более эффективными и экономит рабочее время для действительно важных и комплексных задач.

Чтобы начать процесс автоматизации, нужно сначала определить направления, в которых она наиболее нужна. Обычно это сферы с наибольшим количеством рутинных и повторяющихся операционных задач, которые нужны для работы бизнеса, но никак не развивают его.

Чаще автоматизацию начинают с следующих направлений: клиентский сервис, складской учет, финансы и бухгалтерия, ресурсный менеджмент и т.д. Там больше всего готовых коробочных вариантов программного обеспечения, которые могут улучшить процессы без чрезмерных инвестиций.

Пропишите стандартные операционные процедуры

Стандартные операционные процедуры (СОП) — это детализированные инструкции для выполнения всех аспектов работы бизнеса. Они должны быть настолько подробными, чтобы человек со стороны после минимального обучения смог правильно выполнять все стандартные процессы.

Разработка подробных СОП ведется почти в каждой средней и крупной компании. Но их приоритетность обычно низкая. Настолько, что их разработка может вестись годами без особого успеха, потому что изменяются алгоритмы работы и программное обеспечение.

Для автоматизации СОПы требуются обязательно. Передача любого процесса для выполнения софтом требует максимально четкой формальной логики.

Определите повторяющиеся задачи

Теперь начинается самое интересное: нужно найти процессы, которые действительно можно и нужно автоматизировать. Обычно это рутинные действия, которые некоторые специалисты повторяют много раз.

Это можно сделать двумя способами: посредством анализа СОПов или через интервью со специалистами, которые занимаются операционной деятельностью. Рекомендуем начать с наиболее загруженных отделов компании.

Определите приоритеты автоматизации

Далее нужно спланировать, какие именно задачи и процессы автоматизировать в первую очередь. Для этого необходимо сделать анализ предполагаемого улучшения производительности отдельного отдела и потенциальное влияние на клиентов. В идеале — на основе статистических данных.

Например, подсчитать, сколько человеко-часов специалисты тратят на конкретную повторяющуюся задачу, сколько будет стоить внедрение и настройка автоматизации — в результате должна получиться конкретная точка окупаемости.

Важный момент: автоматизировать следует один процесс за раз. Так предприниматель может минимизировать риски ошибок и исправить их вовремя, если те все же случились. Однако в крупных компаниях допускается автоматизировать процессы различных непересекающихся между собой отделов.

Произведите digital-трансформацию

Процесс выбора и внедрения программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов обычно занимает от 1 до 4 месяцев.

Для большинства типичных повторяющихся операционных задач бизнеса на рынке уже есть готовые решения. Прежде чем разрабатывать софт с нуля, рекомендуем провести масштабное исследование имеющихся вариантов.

Советуем использовать демоверсии, чтобы проверить, как софт будет работать внутри компании и с учетом других бизнес-процессов. И только после стресс-тестов следует начинать процедуру внедрения.

Сервисы для автоматизации бизнеса

На украинском и международном рынке есть десятки сервисов, которые помогают автоматизировать определенные процессы бизнеса или отдельные направления работы. Рассмотрим несколько наиболее популярных среди украинского бизнеса.

SendPulse

SendPulse — украинская комплексная система автоматизации маркетинга, объединяющая инструменты для работы с привлечением аудитории, коммуникации с пользователями и лидогенерацией.

Инструменты SendPulse можно использовать для упрощения отдельных задач. К примеру, настройки автоматических email рассылок. А можно оптимизировать маркетинг компании комплексно: создать сайт и добавить к нему виджеты и попапы, подключить CRM-систему, наладить стабильную коммуникацию с целевой аудиторией через email, чат-боты и push. А если нужна помощь специалиста, SendPulse создал «Каталог экспертов», где собраны проверенные и сертифицированные профи по всем направлениям маркетинга.

А для тех, кто хочет улучшать свои умения, у нас есть подробная база знаний, где мы публикуем прикладную информацию об использовании маркетинговых инструментов, а также блог с сотнями полезных статей о маркетинге.

Oracle ERP Cloud

Oracle — один из мировых лидеров, которые создают программное обеспечение для бизнесов. В линейке бренда есть десятки инструментов для совершенствования и автоматизации бизнес-процессов: от складского менеджмента до управления персоналом.

Инструменты Oracle подходят для любых предприятий. Однако комплексные решения достаточно дорого стоят, поэтому они могут позволить себе только средние и крупные бизнесы.

Инструменты Oracle можно кастомизировать, однако это требует достаточно глубоких знаний от девелоперов, которые этим занимаются. Небольшим командам часто приходится нанимать отдельных специалистов или агентства, которые умеют проводить адаптацию продуктов Oracle под конкретные задачи бизнеса.

SAP ERP

SAP — еще одна комплексная система программного обеспечения для бизнеса, которая подходит для любых ниш предпринимательской деятельности. Сейчас компания активно внедряет облачные продукты с использованием искусственного интеллекта, направленные на улучшение и оптимизацию основных процессов бизнеса.

Продукты SAP отлично подходят для предприятий, ориентированных на сферу обслуживания и производства товаров. Важно, что инструменты SAP можно использовать отдельно или объединить в единую систему.

У SAP есть полноценное представительство в Украине. Поэтому, если возникнут вопросы, сложности или проблемы с софтом, можно без проблем связаться с менеджером, который проведет консультацию и направит к профильным специалистам. Единственное, коммуникация может быть не мгновенной, потому что клиентов у SAP много.

Asteril CRM

Украинский проект, который помогает малому и среднему бизнесу оптимизировать онлайн-продажи. Система предлагает широкий пакет интеграций, детальную аналитику, полную историю заказов, звонков и действий сотрудников, а также достаточно удобно настраивается под конкретные задачи бизнеса.

Большой плюс Asteril — доступная цена, которая подходит даже малому бизнесу с небольшими оборотами. Система предлагает на выбору ряд пакетов автоматизации различных бизнес-процессов, но возможны и кастомные варианты.

SkyService POS

SkyService — программное обеспечение, полностью закрывающее все потребности малого и среднего бизнеса. Оно отлично подходит предприятиям в сфере услуг, розничных продаж, крафтового производства. А еще компания предлагает удобные инструменты для кафе и ресторанов.

У SkyService есть целый ряд отдельных продуктов для автоматизации процессов малого офлайн-бизнеса. В этом его самый большой плюс, ведь бизнесмену не нужно искать инструменты в отдельности — все необходимое уже есть в пакете услуг. В то же время, сервис предлагает и классические инструменты автоматизации для онлайн-брендов любого размера.

Также подчеркнем, что на украинском рынке много достойных продуктов, которые помогают автоматизировать отдельные бизнес-процессы и целые сферы деятельности предприятия. Перед выбором обязательно проанализируйте все доступные решения и попробуйте демоверсию планируемого продукта.

Распространенные ошибки при автоматизации бизнес-процессов

У оптимизации бизнес-процессов всегда есть риски, ведь это изменение установленных рабочих цепочек, которые работают и к которым уже привыкли сотрудники. Потому ошибки здесь могут стоить дорого. Как минимум — потерянные инвестиции и время, а как максимум — серьезные нарушения работы отделов и даже компании в целом.

Именно поэтому рассказываем о наиболее распространенных ошибках при автоматизации бизнес-процессов и как их избежать.

Недооценка влияния на моральное состояние сотрудников

Автоматизация бизнес-процессов часто вызывает очень бурную негативную реакцию сотрудников. Специалисты боятся, что это приведет к их увольнению, поэтому могут даже саботировать внедрение автоматизации.

Как это предотвратить?

Предварительно проведите масштабную учебную работу среди сотрудников. Важно донести до них мнение, что предприниматель не ищет программную замену, а стремится улучшить рабочую атмосферу и уменьшить количество скучных задач.

Поддерживайте постоянную коммуникацию с теми работниками, которые подвергаются прямому влиянию автоматизации. Определите их роли и рабочую нагрузку и придумайте, как можно их мягко адаптировать к работе.

Советуем рассматривать каждый кейс по отдельности. К примеру, автоматизация складского учета требует заранее настроенного комплексного процесса обучения сотрудников по отделам склада и поставок. А к работе с чат-ботом менеджеры, которые общаются с клиентами, могут привыкнуть буквально через несколько дней — достаточно будет и минимальной инструкции.

Автоматизация только простых задач

Автоматизация обычных рутинных задач дает практически мгновенный результат. К примеру, с помощью инструментов SendPulse можно за несколько часов создать автоматическую воронку продаж, используя email, push и чат-боты в рамках CRM-системы.

Однако цель внедрения автоматических решений — не упростить отдельные задачи, а улучшить клиентский опыт и процесс работы над проектами компании.

В некоторых случаях рабочий процесс нуждается в комплексном обновлении, поэтому автоматизация отдельных процессов не даст желаемых результатов.

Как это предотвратить?

Обратите внимание на всю цепочку рабочих процессов, а не только на самые простые действия. Современные платформы предлагают комплексные автоматизированные решения, способные качественно изменить процессы планирования и стратегии, коммуникации с клиентами, отслеживание результатов отдельных проектов и бизнеса в целом, рекрутинг, работу с персоналом и ряд других бизнес-процессов.

Можно просто внедрить CRM-систему и вносить в нее данные о клиентах и ​​сделанных заказах. А можно на основе этой CRM-системы сделать полноценный маркетинговый инструмент, который объединяет сайт, рассылки, консультирование клиентов, систему лояльности, контроль за формированием и отправкой заказов и многие другие действия. Совсем другой уровень автоматизации, не правда ли?

Отсутствие тестирования автоматизированных решений

Даже неочевидные ошибки при внедрении автоматизированных решений отрицательно влияют на всю цепочку процессов.

К примеру, если неправильно настроить чат-бот, который отвечает на базовые вопросы пользователей, целевая аудитория будет выпадать из воронки продаж еще до фактического контакта с реальным специалистом. А это снизит количество лидов и изменит процент конвертации в клиентов.

Часто проблемы с обновленными бизнес-процессами не заметны сразу, особенно в клиентском сервисе, когда пользователи не склонны оставлять отзывы.

Как это предотвратить?

Необходимо достаточно времени и разные тесты программных решений, автоматизирующих процессы. И чем больше задач покрывает софт, тем более масштабные и продолжительные тесты нужны.

В идеале это должны быть программные тесты, проверяющие основные показатели бизнес-процесса. А еще тестировщики обязательно должны проверить все внутренние элементы процессов со стороны сотрудников и клиентов.

Разовое внедрение автоматических решений

Очень круто, если автоматизация уже есть у компании. Однако даже автоматизированные процессы устаревают со временем, появляются более удобные и эффективные решения.

И это нормально, потому что технологии не стоят на месте. Ультрасовременные сегодняшние решения могут устареть уже через год-два.

Как это предотвратить?

Даже хорошо настроенные автоматизированные процессы необходимо время от времени просматривать и совершенствовать. Советуем ежегодно оценивать их эффективность и искать возможности для оптимизации.

Автоматизировать бизнес-процессы проще, чем кажется. Особенно с инструментами SendPulse. Прокачайте маркетинг своей компании на полную: создайте современный сайт, организуйте работу с заказами в CRM, общайтесь с целевой аудиторией в email рассылках и чат-ботах в Viber, Telegram и Instagram.